XRechnung: was das Format ist und wann Sie es brauchen

Was ist eine XRechnung?

XRechnung ist die deutsche Ausprägung (eine sogenannte CIUS) der europäischen Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen. Sie beschreibt, welche Rechnungsangaben wie in einer XML-Datei stehen. Erlaubt sind die beiden Syntaxen der Norm: UBL 2.1 und UN/CEFACT CII. Betrieben wird der Standard von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrats.

Welche Version gilt?

• XRechnung 3.0 ist seit dem 1. Februar 2024 in Kraft (aktuelles Bundle: 3.0.2).
• Im Sommer 2026 gab es kein neues normatives Release; Version 3.0 bleibt daher mindestens bis zum 31. Juli 2027 gültig.
• Im September 2026 wurde eine Vorversion von XRechnung 4.0 veröffentlicht; die finale Fassung erwartet die KoSIT im Frühjahr 2027.

Wann ist die XRechnung Pflicht?

• An Behörden (B2G): Für Rechnungen an den Bund gilt seit dem 27. November 2020 die E-Rechnungsverordnung (ERechV); die Länder haben eigene Regeln. Verlangt wird der Standard XRechnung – der Bund akzeptiert auch ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG als reine XML-Datei.
• Zwischen Unternehmen (B2B): Seit 2025 gilt die E-Rechnungspflicht nach dem Umsatzsteuergesetz – Ausstellen ab 2027 bzw. 2028. Laut BMF erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL) die Anforderungen. Sie müssen also nicht zwingend XRechnung verwenden.

XRechnung oder ZUGFeRD?

	XRechnung	ZUGFeRD
Aufbau	reine XML-Datei	PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei
Für Menschen lesbar?	nur mit Viewer	ja, über das PDF – maßgeblich sind aber die XML-Daten
An Behörden	Standard	beim Bund im Profil XRECHNUNG als reine XML
Zwischen Unternehmen	zulässig	zulässig (ab 2.0.1, nicht MINIMUM und BASIC-WL)

ZUGFeRD und seine Profile erklärt

Die Leitweg-ID im Feld BT-10

In der XRechnung ist die Käuferreferenz (BT-10) ein Pflichtfeld. Bei Behörden steht dort die Leitweg-ID. Zwischen Unternehmen wird keine Leitweg-ID gebraucht: Laut BMF genügt umsatzsteuerlich ein Platzhalter wie „-“ (BMF-FAQ, Frage 6).

Leitweg-ID: Aufbau und wann Sie sie brauchen

Eine XRechnung öffnen und prüfen

• Lesen: Eine XRechnung enthält kein PDF. Kostenlos anzeigen lässt sie sich zum Beispiel mit dem E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung (ELSTER) (BMF-FAQ, Frage 12a).
• Prüfen: Ob eine Datei die Norm und die Geschäftsregeln erfüllt, zeigt eine Validierung. Laut BMF ist sie keine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, kann aber Fehler früh erkennen. Die KoSIT stellt dafür den Validator und eine Testsuite mit Beispielrechnungen bereit.