E-Rechnung für Kleinunternehmer: ausstellen nein, empfangen ja

Wer ist Kleinunternehmer?

Seit 2025 sind die Umsätze von Kleinunternehmern steuerfrei (§ 19 Abs. 1 UStG). Voraussetzung: Ihr Gesamtumsatz hat im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten und überschreitet im laufenden Jahr 100.000 € nicht. Wird die Grenze von 100.000 € im laufenden Jahr überschritten, entfällt die Steuerbefreiung bereits für den Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird (BMF-Schreiben vom 18. März 2025).

Wer freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, ist daran mindestens fünf Kalenderjahre gebunden (§ 19 Abs. 3 UStG) – und muss dann im B2B-Geschäft auch E-Rechnungen ausstellen.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. § 34a UStDV erlaubt ausdrücklich, dass eine Kleinunternehmer-Rechnung „immer als sonstige Rechnung“ übermittelt werden kann. Das gilt auch nach dem Ende aller Übergangsfristen am 31. Dezember 2027.

• Papierrechnung: immer möglich.
• PDF per E-Mail: möglich, wenn Ihr Kunde zustimmt (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).
• Freiwillig eine E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) schicken: ebenfalls nur mit Zustimmung des Empfängers. Für größere Geschäftskunden kann das trotzdem sinnvoll sein, weil deren Buchhaltung E-Rechnungen automatisch verarbeitet.

Muss ich E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – Kleinunternehmer ausdrücklich eingeschlossen (BMF-FAQ, Frage 12). Laut BMF genügt dafür bereits ein E-Mail-Postfach.

Eine XRechnung ist allerdings eine reine XML-Datei ohne lesbare Ansicht. Zum Lesen brauchen Sie einen Viewer – kostenlos zum Beispiel den E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung (ELSTER). Bei ZUGFeRD ist zwar ein PDF dabei, maßgeblich sind aber die eingebetteten XML-Daten (BMF-FAQ, Frage 12a).

Aufbewahren: Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren; bei einer E-Rechnung mindestens der strukturierte Teil (die XML-Daten) unverändert in seiner ursprünglichen Form (BMF-FAQ, Frage 13).

Was muss auf eine Kleinunternehmer-Rechnung?

Seit 2025 genügen vereinfachte Rechnungen mit den Angaben aus § 34a UStDV:

1. vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden,
2. Ihre Steuernummer oder USt-Identifikationsnummer (bzw. Kleinunternehmer-Identifikationsnummer),
3. das Ausstellungsdatum,
4. Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung,
5. das Entgelt in einer Summe mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG),
6. bei Gutschriften die Angabe „Gutschrift“.

Für den Hinweis gibt es keine Pflichtformulierung. Laut BMF reicht eine umgangssprachliche, aber eindeutige Angabe wie „steuerfreier Kleinunternehmer“. Umsatzsteuer weisen Sie nicht aus.

Kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer

Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer: worauf es ankommt

Pflicht ist für Sie vor allem der Empfang. Ein Programm lohnt sich trotzdem, wenn es Ihnen Arbeit abnimmt:

• Kleinunternehmerregelung einstellbar: Rechnungen ohne Umsatzsteuer, mit dem Hinweis auf § 19 UStG.
• E-Rechnungen lesen und archivieren: eingehende XRechnung und ZUGFeRD anzeigen und acht Jahre unverändert aufbewahren.
• Bereit fürs Wachstum: Überschreiten Sie die Grenzen, müssen Sie Umsatzsteuer ausweisen und im B2B E-Rechnungen ausstellen. Ein Programm, das XRechnung und ZUGFeRD schon kann, erspart dann den Wechsel.
• Gratis-Tarif und seine Grenzen: Anzahl der Rechnungen, Kontakte oder Belege pro Monat.