ZUGFeRD: das hybride E-Rechnungsformat und seine Profile
ZUGFeRD verbindet ein normales PDF mit einer eingebetteten XML-Datei: Menschen lesen das PDF, die Buchhaltungssoftware liest die XML-Daten. Ob eine ZUGFeRD-Rechnung als E-Rechnung zählt, hängt vom Profil ab.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD wird vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt, gemeinsam mit dem französischen FNFE-MPE. ZUGFeRD und das französische Factur-X sind technisch identisch. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF/A-3, in das die Rechnungsdaten als XML im Format UN/CEFACT CII eingebettet sind.
- Aktuelle Version: ZUGFeRD 2.5.2 (Factur-X 1.09), veröffentlicht am 4. August 2026. Das nächste Release erwartet FeRD im Herbst 2026.
- Maßgeblich sind die XML-Daten: Weichen PDF und XML voneinander ab, gilt seit Einführung der E-Rechnungspflicht der strukturierte Teil (BMF-FAQ, Frage 12a).
Welche Profile zählen als E-Rechnung?
Laut BMF erfüllen ZUGFeRD-Rechnungen ab Version 2.0.1 die Anforderungen an eine E-Rechnung – mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL (BMF-FAQ, Frage 7). Beide enthalten keine Rechnungspositionen.
| Profil | Inhalt | E-Rechnung im Sinne des UStG? |
|---|---|---|
| MINIMUM | Nur Kopfdaten, keine Rechnungspositionen | Nein |
| BASIC WL | Kopf- und Summendaten, keine Rechnungspositionen | Nein |
| BASIC | Einfache Rechnungen mit Positionen | Ja |
| EN 16931 (früher COMFORT) | Vollständig nach der europäischen Norm | Ja |
| EXTENDED | Norm plus zusätzliche Angaben für Sonderfälle | Ja |
| XRECHNUNG | Referenzprofil für den Standard XRechnung | Ja |
Fünf reguläre Profile plus das Referenzprofil XRECHNUNG. ZUGFeRD 1.0 entstand vor der Norm EN 16931 (erst ZUGFeRD 2.0 setzt sie um) und genügt deshalb nicht.
Tipps für die Praxis
- Profil prüfen: Fragen Sie Ihren Anbieter, in welchem Profil Ihre Software ZUGFeRD erzeugt. Das Profil EN 16931 bildet die europäische Norm vollständig ab.
- XML ansehen: Ein PDF-Reader zeigt nur das Bild. Die eingebetteten Daten zeigt zum Beispiel der kostenlose E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung (ELSTER).
- An Behörden: Der Bund akzeptiert ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG, aber nur als reine XML-Datei ohne PDF.
Programme, die ZUGFeRD erstellen
| Programm | auch XRechnung | Empfang | Gratis-Tarif | Einstiegspreis |
|---|---|---|---|---|
 Accountable | ✓ | ✓ | ja | 0 € (Gratis-Tarif) |
 Lexware Office | ✓ | ✓ | – | ab 12,90 € pro Monat zzgl. MwSt. |
 Papierkram | ✓ | ✓ | ja | 0 € (Gratis-Tarif) |
 Qonto | ✓ | ✓ | ja | 0 € (Gratis-Tarif) |
 sevdesk | ✓ | ✓ | ja | ab 11,90 € pro Monat zzgl. MwSt. |
 Norman | ✓ | keine Angabe | ja | 0 € (Gratis-Tarif) |
 Billomat | ✓ | ✓ | – | Preis auf der Anbieter-Website |
 DATEV Auftragswesen next | ✓ | ✓ | – | Preis auf der Anbieter-Website |
 easybill | ✓ | ✓ | ja | Preis auf der Anbieter-Website |
 FastBill | ✓ | ✓ | – | Preis auf der Anbieter-Website |
 Holvi | ✓ | ✓ | – | Preis auf der Anbieter-Website |
 SumUp Rechnungen | ✓ | ✓ | ja | Preis auf der Anbieter-Website |
 DATEV E-Rechnungsschreibung | ✓ | keine Angabe | – | Preis auf der Anbieter-Website |
| ✓ | keine Angabe | – | Preis auf der Anbieter-Website | |
 WISO MeinBüro | ✓ | keine Angabe | – | Preis auf der Anbieter-Website |
 BuchhaltungsButler | ✓ | ✓ | – | Preis auf der Anbieter-Website |
 XRechnungs.de | ✓ | ✓ | – | Preis auf der Anbieter-Website |
Laut Anbieter-Websites, geprüft am 9. Oktober 2026. Das verwendete ZUGFeRD-Profil geben die Anbieter meist nicht an – bitte erfragen.
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Quellen (Stand: 9. Oktober 2026):